FabianSie sind Angestellter im Außendienst oder selbstständiger Handwerker und fahren einen Firmenwagen? Dann haben Sie sich bestimmt schon einmal die Frage gestellt, ob Sie das Fahrzeug auch zu privaten Zwecken nutzen dürfen. Die Antwort lautet: ja. Allerdings müssen Sie eine Steuer auf die private Nutzung des Firmenwagens zahlen. Dafür kann sich unter Umständen das Führen eines Fahrtenbuchs lohnen. Damit die mühselige Kleinstarbeit zur entspannten Nebensache wird, lohnt sich der Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch. Wie diese funktionieren und welche Anbieter es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das erwartet Sie hier
- In welchem Fall lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?
- Welche Daten werden mit dem digitalen Fahrtenbuch aufgezeichnet?
- Wichtige Funktionen eines elektronischen Fahrtenbuchs
- 3 Systeme zur Aufzeichnung des elektronischen Fahrtenbuchs
- Elektronische Fahrtenbücher im Vergleich
- Dank Fahrtenbuch & Gewerbeleasing sparen
In welchem Fall lohnt sich ein elektronisches Fahrtenbuch?
Die Versteuerung der Privatfahrten mit Dienstwagen erfolgt entweder über die pauschale 1-Prozent-Regelung oder über ein Fahrtenbuch. Das Führen eines Fahrtenbuches lohnt sich besonders in folgenden Fällen:
- Bei geringer Privatnutzung
- Wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt
- Bei einem hohen Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs
Durch Einreichen des Fahrtenbuchs beim Finanzamt lassen sich zum Teil vierstellige Steuerersparnisse erzielen.
Tipp: Umfassende Informationen rund um die 1%-Regelung vs. Fahrtenbuch finden Sie in unserem Ratgeber zur Versteuerung von Firmenwagen.
Welche Daten werden mit dem digitalen Fahrtenbuch aufgezeichnet?
Das elektronische Fahrtenbuch erfasst alle Strecken, die Sie mit Ihrem Dienstwagen unternehmen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine private oder geschäftliche Fahrt handelt. Bei einer Dienstfahrt müssen folgende Daten aufgezeichnet werden:
- Datum & Uhrzeit
- Start- & Zieladresse
- Fahrtziel: Ort u. Name des aufgesuchten Geschäftskontakts
- Etwaige Umwege
- Anlass der Dienstfahrt
- Zwischenziele
- Kilometerstand vor & nach der Fahrt
Für private Fahrten reicht hingegen ausschließlich die Kilometerangabe.
Hinweis: Auch Tankkarten erleichtern die Fahrt mit dem Dienstwagen ungemein. Während der Arbeitgeber von der einfachen Abrechnung profitiert, freut sich der Arbeitnehmer über einen geldwerten Vorteil.
Wichtige Funktionen eines elektronischen Fahrtenbuchs
Der Hauptvorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs ist der geringe Aufwand und die damit einhergehende Zeitersparnis. Während bei einem klassischen Fahrtenbuch mit Stift und Papier jede Kleinigkeit händisch eingetragen werden muss, nimmt das digitale Fahrtenbuch alle Fahrten automatisch im Detail auf. Lediglich die Klassifizierung, ob es sich um eine private oder eine dienstliche Fahrt handelt, müssen Sie im Anschluss noch selbst vornehmen. Falls Sie dies innerhalb von 7 Tagen nach Aufzeichnung der Fahrt versäumen, wird die Strecke automatisch als privat gekennzeichnet.
Die wichtigste Eigenschaft, damit das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, ist die GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Diese setzt Folgendes voraus:
- Die Daten werden aus dem Fahrzeug gewonnen.
- Die Dokumentation kann nicht manipuliert werden.
- Die Erfassung und Auswertung ist rechtssicher.
- Die Aufzeichnung erfolgt lückenlos.
Weitere Eigenschaften, die Sie bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuchs beachten sollten, sind:
- Genaue und detaillierte Erfassung
- Sichere Datenspeicherung
- Unkomplizierte Handhabung/Bedienung
- Kompatible Systeme und Geräte, z.B. GPS-Tracking, Cloud-Speicherung, Zugriff über Smartphone/Desktop
- Funktionen zur Automatisierung, z.B. Speichern häufiger Ziele, automatische Generierung der Daten, Berechnung des Spritverbrauchs
3 Systeme zur Aufzeichnung des elektronischen Fahrtenbuchs
Die Aufzeichnung der Fahrten erfolgt je nach System auf drei verschiedene Arten:
- Fest verbaute Erfassungsgeräte, welche die Daten des Fahrzeugs & GPS-Ortung aufzeichnen
- Ein- und aussteckbarer OBD2-Stecker (On-Board-Diagnose) für Telemetriedaten & GPS-Ortung
- Erfassung der Daten über mobiles GPS via Smartphone
Tipp: Smartphone-Apps erleichtern Ihnen nicht nur das Eintragen ins Fahrtenbuch, sondern bieten viele weitere Möglichkeiten rund ums Autofahren. Ob Tankstellenfinder, Pannendienst auf Knopfdruck oder Bußgeldrechner, in unserem Artikel Auto-Apps finden Sie zahlreiche digitale Helfer.
Elektronische Fahrtenbücher im Vergleich
Um Ihnen die Suche ein wenig zu erleichtern, stellen wir Ihnen drei Anbieter für elektronische Fahrtenbücher mit je unterschiedlichem Erfassungssystem vor. Alle hier vorgestellten Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt.
TravelControl: Fest verbautes Gerät
TravelControl unterstützt Dienstreisende bereits seit 20 Jahren und wurde seit 2008 jedes Jahr vom TÜV zertifiziert. Das System läuft über ein fest verbautes Gerät, welches zu einem deutschlandweiten Festpreis von Servicetechnikern professionell im Fahrzeug montiert wird. Mithilfe der eingebauten GPS-Antenne werden die Daten auf einer Chipkarte gespeichert. Diese Chipkarte kann jederzeit am PC ausgelesen werden.
Übrigens: Das sind die Top-5 der beliebtesten Firmenwagen!
Bei einem Datenverlust können Sie die vergangenen 4.000 Fahrten problemlos aus der Hardware wiederherstellen. Das Gerät funktioniert übrigens auch in allen gängigen Hybrid- und Elektroautos.
Vimcar: Mit OBD2-Stecker
Einer der bekanntesten Anbieter für elektronische Fahrtenbücher ist Vimcar. Mithilfe eines OBD2-Adapters, den Sie in die OBD2-Schnittstelle Ihres Fahrzeugs stecken, wird jede Autofahrt automatisch aufgezeichnet und in der Fahrtenbuch-App bzw. auf dem PC gespeichert. Besonders praktisch ist die integrierte SIM-Karte, welche die Daten auf den Server überträgt. Ein Smartphone ist somit keine notwendige Voraussetzung für das elektronische Fahrtenbuch.
Vimcar legt besonderen Wert auf Ihre Privatsphäre. Lediglich Start- und Zieladresse werden per GPS erfasst, die gefahrene Distanz wird über das Fahrzeug ausgemessen. Zusätzlich können Sie einen passwortgeschützten Privatmodus einrichten. Somit kann niemand Ihre gefahrenen Strecken zurückverfolgen.
Weitere Infos finden Sie in unserem Artikel über das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar.
KFZ Fahrtenbuch: Fahrtenbuch-App für das Smartphone
Die Aufzeichnung der Fahrtdaten laufen beim KFZ Fahrtenbuch über das mobile GPS Ihres Smartphones. Die kostenlose App ist sowohl für Android als auch iOS erhältlich. Für einen Aufpreis von 4,99 Euro im Monat können Sie das digitale Fahrtenbuch auch auf dem PC für Windows, Mac und Linux verwenden. Über die Synchronisation via Cloud werden die Daten zeitnah auf der App und im Browser gespeichert.
Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Fahrtenbüchern müssen Sie beim KFZ Fahrtenbuch jede Strecke manuell starten und beenden.
Top-5 elektronische Fahrtenbücher im Überblick
Neben den drei vorgestellten Fahrtenbüchern sind natürlich noch viele weitere Konkurrenten auf dem Markt vertreten. In der folgenden Übersicht haben wir die LeasingMarkt.de Top-5 der elektronischen Fahrtenbücher für Sie zusammen- und gegenübergestellt.
| Anbieter | Vimcar Fahrtenbuch | TravelControl | KFZ Fahrtenbuch | Pace | Fleetize |
| Datenquelle | Adapter SIM-Karte | GPS-Antenne und Chipkarte mit 4.000 Fahrten | Mobiles GPS via App für Smartphone | Adapter App für Smartphone | Adapter SIM-Karte |
| System | OBD2-Stecker holt GPS-Daten über OBD2-Schnittstelle und speichert sie online auf einem Server ab. Datenabruf via App oder Desktop | Fest eingebautes TravelControl-Gerät arbeitet mit GPS- Antenne und speichert Daten auf dem Chip. Chip-Karte wird am Desktop ausgelesen. | Mobile GPS-Daten über Smartphone. Datenabruf via CloudSync auf Smartphone und Desktop | OBD2-Stecker, zieht GPS- und Telemetriedaten über die OBDII- Schnittstelle. Daten werden über App gespeichert | OBD2-Stecker, GPS-Daten werden automatisch via GSM- Mobilfunknetz auf Server gespeichert Datenabruf via App oder Desktop |
| Extras | Lernfähiges System Umkreiserkennung Kontaktbuch Rückfahrterkennung Privatmodus Kostenerfassung Live-Statistik | Einbau durch Partnerwerkstätten TÜV-Zertifikat Datenwiederherstellung nach Verlust Fuhrparkverwaltung mit Fahrzeugortung, Routenverfolgung etc. | Fahrzeug-Ortung Spracherkennung Fahrtvorlagen Intelligenter Kilometerstand Liveansicht der Fahrtenaufzeichnung Manuelles Erfassen von Fahrten | Fehlercode- Analyse Fahrzeug- Ortung Traffic Monitor Tankstellen finden Performance Monitor Benzinkosten- Tracking Automatischer Notruf Spritspartrainer | Fahrzeugortung 6 Monate kostenlose, europaweite Datenübertragung Fälschungssicher durch interne Stützbatterie Vorteile insb. für Flottenbesitzer: Übersicht über Standort und Bewegung aller Fahrzeuge |
| Preis | 15,90 €/Monat zzgl. MwSt. | 990,00 € + ca. 150,00 € Einbaukosten zzgl. MwSt. | 4,99€/Monat inkl. MwSt. | 119,00 € zzgl. MwSt. | 15,95 €/Monat zzgl. MwSt. |
| Website | vimcar.de | travelcontrol.de | kfz-fahrtenbuch.de | pace.car | fleetize.com |
Dank Fahrtenbuch & Gewerbeleasing sparen
Es ist nicht unüblich, dass Unternehmen ihre Dienstflotte leasen statt kaufen. Immerhin bringt das Gewerbeleasing zahlreiche Pluspunkte mit sich, wie z.B. Steuervorteile, Liquidität und Planungssicherheit. Weitere Infos, etwa welche Voraussetzungen für ein Firmenleasing erfüllt sein müssen, finden Sie in unserem Ratgeber zum Gewerbeleasing.
Informieren Sie sich bei Besitz eines Dienstwagens, ob ein Fahrtenbuch womöglich höhere Steuerersparnisse mit sich bringt. Noch mehr Geld sparen Sie übrigens mit unseren exklusiven Firmenwagen Leasingangeboten auf LeasingMarkt.de.
Nutzen auch Sie die Steuervorteile, die Ihnen rechtlich zustehen. Wir wünschen Ihnen eine entspannte Fahrt!
Marc
Laura